Source: OJ L, 2025/1140, 10.6.2025

Artikel 9 Beteckning för att identifiera fysiska personer

Summary What does Article 9 of the RTS on record keeping say?

This article is notably technical in nature, setting out the precise methodology crypto-asset service providers must use to identify individual (natural person) clients in their records.

It builds directly on the broader record-keeping obligations established earlier in the regulation, providing the granular rules for how a person is actually coded and recorded.

The approach mirrors the client identification framework already used in financial markets regulation, specifically drawing on Delegated Regulation (EU) 2017/590, and adapts it to the crypto-asset context.

The core logic is to combine a country code with a nationally-specific identifier, with detailed rules to handle edge cases such as dual nationality, non-EEA nationals, and clients residing outside their country of nationality.

Important points:

Use a standardised identifier format for every individual client, combining their ISO 3166-1 alpha-2 country code with the highest priority national identifier available under Delegated Regulation (EU) 2017/590.
Where the CONCAT method applies, build the identifier from the client's date of birth, first five characters of their first name, and first five characters of their surname — all in upper case, with no special characters.
Where a client resides in a country different from their nationality, also identify that person based on their country of residence as set out in Field 41 of Table 2 of the Annex.

Springlex's summary of the article, a reading aid, not a substitute for the legal text.

1. En kund som är en fysisk person ska identifieras i registret hos leverantören av kryptotillgångstjänster med hjälp av en beteckning bestående av ISO 3166–1 alfa-2 (landskod med två tecken) som anger personens nationalitet följd av den nationella kundidentifieringskod som anges i bilaga II till delegerade förordning (EU) 2017/590 på grundval av kundens nationalitet.
1. Den nationella kundidentifieringskod som avses i punkt 1 ska tilldelas i enlighet med de prioritetsnivåer som anges i bilaga II till delegerade förordning (EU) 2017/590 med den högsta prioritetsidentifiering som en person har, oavsett om denna identifieringskod redan är känd av leverantören av kryptotillgångstjänster.
1. För att identifiera en fysisk person ska, om personen är medborgare i mer än ett EES-land, den landskod som i alfabetisk ordning kommer först enligt ISO 3166–1 alfa-2-koden och identifieringskoden för nationaliteten enligt punkt 2 användas.
1. Om en fysisk person kommer från ett land utanför EES ska den identifieringskod som har högsta prioritet i det fält som avser ”Alla övriga länder” i bilaga II till delegerade förordning (EU) 2017/590 användas. Om en fysisk person har medborgarskap både inom och utanför EES ska landskoden för EES-medborgarskap och den identifieringskod som har högsta prioritet för den nationaliteten enligt punkt 2 användas.
1. Om en kund är bosatt i ett annat land än där personen är medborgare ska leverantörer av kryptotillgångstjänster också identifiera denna person på grundval av personens bosättningsland enligt vad som anges i tabell 2 fält 41 i bilagan.
1. Om den identifieringskod som tilldelats i enlighet med punkt 2 bygger på CONCAT ska kunden identifieras av leverantören av kryptotillgångstjänster genom en kombination av följande uppgifter i följande ordning:
  1. Personens födelsedatum i formatet ÅÅÅÅMMDD.
  2. De fem första bokstäverna i personens förnamn.
  3. De fem första bokstäverna i personens efternamn.
1. Vid tillämpning av punkt 6 ska namnprefix utelämnas och förnamn och efternamn med mindre än fem bokstäver markeras med ”#” för att säkerställa att hänvisningar till för- och efternamn i enlighet med punkt 6 innehåller fem bokstäver. Alla bokstäver ska vara versaler. Inga apostrofer, accenter, bindestreck, skiljetecken eller mellanslag ska användas.

Relevant recitals

Skäl 5 Identifying decision-makers in algorithmic trading

Marknadsmissbruk, inbegripet otillbörlig marknadspåverkan, kan ske på olika sätt, bland annat genom algoritmisk handel. För att säkerställa en effektiv marknadsövervakning när investeringsbeslut fattas av någon annan person än kunden eller av en algoritm, bör personen eller algoritmen därför identifieras i order- och transaktionsdokumentationen med hjälp av unika, tillförlitliga och enhetliga identifieringskoder. Av samma skäl är det viktigt att fastställa att när mer än en person hos en leverantör av kryptotillgångstjänster fattar investeringsbeslutet ska den person som har huvudansvaret för beslutet identifieras i dokumentationen.

Skäl 6 Concatenated nationality-based natural person identifiers

För att säkerställa enhetlig och tillförlitlig identifiering av de fysiska personer som avses i order- och transaktionsuppgifterna bör de identifieras genom en kombination av det land i vilket de är medborgare, följt av de identifieringskoder som de har tilldelats av detta land. Om sådana identifieringskoder inte är tillgängliga bör fysiska personer identifieras genom identifieringskoder som skapas av en kombination av deras födelsedatum och namn.

Skäl 7 Prioritised personal data identifiers for supervision

Leverantörer av kryptotillgångstjänster måste registrera vissa personuppgifter för att identifiera sina kunder eller andra fysiska personer som är relevanta i samband med order eller transaktioner i kryptotillgångar, eftersom dessa uppgifter är grundläggande för att säkerställa att behöriga myndigheter kan bedriva en effektiv tillsyn, inbegripet på området för marknadsmissbruk. Identifieringen av fysiska personer bör göras i enlighet med de prioritetsnivåer för olika identifieringskoder som anges i bilaga II till kommissionens delegerade förordning (EU) 2017/590(⁴).

Skäl 8 Recording country of residence differences

Det kan hända att fysiska personer som måste identifieras i dokumentationssyfte är bosatta i ett annat land än det land där de är medborgare. Fysiska personers bosättningsland kan påverka flera skyldigheter enligt förordning (EU) 2023/1114 och är därför ett viktigt dataelement för att behöriga myndigheter ska kunna säkerställa en effektiv tillsyn. Om personens bosättningsland skiljer sig från personens nationalitet bör detta anges genom landskoden för den fysiska personens bosättningsland.

Table of contents

Springlex and this text is meant purely as a documentation tool and has no legal effect. No liability is assumed for its content. The authentic version of this act is the one published in the Official Journal of the European Union.