Art. 3 Mallar och registrering | RTS on issuer complaints handling | MiCA

This article sets out the practical, operational obligations that issuers of asset-referenced tokens must fulfil when receiving and handling complaints.

Building on the procedural framework and transparency requirements established in Articles 1 and 2, Article 3 moves into the concrete mechanics of complaints intake: how complaints are received, recorded, acknowledged, and handled on the ground.

It also anchors the complaints process within broader GDPR obligations by requiring a privacy notice to accompany the standard complaints template.

Important points:

Develop and make available a complaints template, ensuring holders and other interested parties can submit complaints by electronic means or in paper form, free of charge.
Accept and handle complaints even when filed outside the standard template format, and acknowledge receipt with the date clearly stated.
Record all complaints and responses internally in an appropriate manner, respecting applicable national timing requirements on retention.

Utgivare av tillgångsanknutna token ska göra följande:

Färdigställa en mall för inlämning av klagomål enligt bilagan och göra denna mall tillgänglig för innehavare av tillgångsanknutna token och andra berörda parter, inbegripet konsumentorganisationer som företräder innehavare av tillgångsanknutna token.
Säkerställa att innehavare av tillgångsanknutna token och andra berörda parter kan
1. lämna in klagomål på elektronisk väg eller i pappersformat,
2. framställa klagomål kostnadsfritt.
Bekräfta mottagandet av ett klagomål och tydligt ange när det inkom samt, om ett elektroniskt klagomålsformulär lämnas in, förse klaganden med en kopia av klagomålet.
På lämpligt sätt, till exempel via ett säkert elektroniskt register, internt registrera klagomål och de åtgärder som vidtagits som svar på dessa under en rimlig tidsperiod och under inga omständigheter längre än vad som är tillåtet enligt nationella tidskrav, i tillämpliga fall.
Godta och hantera ett klagomål även om klaganden lämnar in klagomålet i ett annat format än mallen i bilagan.
Tillhandahålla klaganden ett meddelande om skydd av personuppgifter som ska åtfölja mallen i bilagan till denna förordning, i enlighet med artiklarna 13 och 14 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679(⁴).