Art. 25 Avtalsvillkor om byte | Data act regulation | Data act

This is a detailed, operationally focused article that translates the broader switching rights established in Article 23 into concrete contractual requirements.

It mandates that providers of data processing services must set out all switching rights and obligations in a written contract, made available to the customer before signing.

The bulk of the article prescribes the minimum content that contract must contain, covering timelines for transitional periods, data retrieval windows, exit strategy support, data erasure, and switching charges.

There is also a provision for situations where the standard 30-day transitional period is technically unfeasible, allowing an extended period of up to seven months, and a customer right to extend that transitional period once for their own purposes.

Important points:

Providers of data processing services are required to set out all switching rights and obligations in a written contract, made available to the customer before signing, covering at minimum the mandatory clauses specified in this article.
The switching process must be completed within a maximum transitional period of 30 calendar days following a maximum two-month notice period, with a minimum 30-calendar-day data retrieval window after that transitional period ends.
Where the 30-day transitional period is technically unfeasible, providers of data processing services must notify the customer within 14 working days, justify the unfeasibility, and propose an alternative period not exceeding seven months.

1. Kundens rättigheter och leverantörens skyldigheter vad gäller ett byte av leverantör av databehandlingstjänster eller, i tillämpliga fall, till lokal IKT-infrastruktur ska tydligt anges i ett skriftligt avtal. Leverantören av databehandlingstjänster ska göra detta avtal tillgängligt för kunden före undertecknandet av avtalet på ett sätt som gör det möjligt för kunden att lagra och återge avtalet.
1. Utan att det påverkar tillämpningen av direktiv (EU) 2019/770 ska det avtal som avses i punkt 1 i denna artikel innehålla åtminstone följande:
  1. Villkor som gör det möjligt för kunden att på begäran byta till en databehandlingstjänst som erbjuds av en annan leverantör av databehandlingstjänster eller att portera alla exporterbara data och digitala tillgångar till lokal IKT-infrastruktur, utan oskäligt dröjsmål och under alla omständigheter senast efter den maximala övergångsperioden på 30 kalenderdagar, som ska inledas efter den maximala uppsägningstid som avses i led d, under vilken tjänsteavtalet fortfarande är tillämpligt och under vilken leverantören av databehandlingstjänster ska
    ge kunden och tredje parter som kunden har godkänt rimligt bistånd i bytesprocessen,
    iaktta vederbörlig omsorg för att upprätthålla driftskontinuitet och fortsätta att tillhandahålla funktioner eller tjänster enligt avtalet,
    tillhandahålla tydlig information om kända risker för kontinuiteten i tillhandahållandet av funktioner eller tjänster från den ursprungliga leverantören av databehandlingstjänster,
    säkerställa att en hög säkerhetsnivå upprätthålls under hela bytesprocessen, särskilt säkerheten för data under överföringen och den fortsatta säkerheten för dessa data under den period för datahämtning som avses i led g, i enlighet med tillämplig unionsrätt eller nationell rätt.
  2. En skyldighet för leverantören av databehandlingstjänster att stödja den utträdesstrategi för kunden som är relevant för de avtalade tjänsterna, bland annat genom att tillhandahålla all relevant information.
  3. Ett villkor som anger att avtalet ska anses vara uppsagt och att kunden ska underrättas om detta i något av följande fall:
    I tillämpliga fall, efter ett framgångsrikt slutförande av bytesprocessen.
    Vid utgången av den maximala uppsägningstid som avses i led d, om kunden inte vill byta utan radera sina exporterbara data och digitala tillgångar när tjänsten upphör.
  4. En maximal uppsägningstid för inledande av bytesprocessen, som inte får överstiga två månader.
  5. En uttömmande specifikation av alla kategorier av data och digitala tillgångar som kan porteras under bytesprocessen, inklusive åtminstone alla exporterbara data.
  6. En uttömmande specifikation av alla kategorier av data som är specifika för att leverantörens databehandlingstjänsten ska fungera internt och som ska undantas från de exporterbara data enligt led e om det finns en risk för överträdelse med avseende på leverantörens företagshemligheter, förutsatt att sådana undantag inte hindrar eller försenar den bytesprocess som föreskrivs i artikel 23.
  7. En minimiperiod för datahämtning på minst 30 kalenderdagar, med början efter det att den övergångsperiod som överenskommits mellan kunden och leverantören av databehandlingstjänster har löpt ut, i enlighet med led a i denna punkt och punkt 4.
  8. Ett villkor som säkerställer fullständig radering av alla exporterbara data och digitala tillgångar som genereras direkt av kunden eller som direkt berör kunden, efter utgången av den period för datahämtning som avses i led g eller efter utgången av en alternativ överenskommen period vid en senare tidpunkt än den dag då den period för datahämtning som avses i led g löper ut, förutsatt att bytesprocessen har slutförts med framgång.
  9. Bytesavgifter som får införas av leverantörer av databehandlingstjänster i enlighet med artikel 29.
1. Det avtal som avses i punkt 1 ska innehålla klausuler enligt vilka kunden får underrätta leverantören av databehandlingstjänster om sitt beslut att vidta en eller flera av följande åtgärder när den maximala uppsägningstid som avses i punkt 2 d löper ut:
  1. Byta till en annan leverantör av databehandlingstjänster; kunden ska i så fall tillhandahålla nödvändiga uppgifter om den leverantören.
  2. Byta till lokal IKT-infrastruktur.
  3. Radera sina exporterbara data och digitala tillgångar.
1. Om den obligatoriska maximala övergångsperiod som föreskrivs i punkt 2 a är tekniskt ogenomförbar ska leverantören av databehandlingstjänster underrätta kunden inom 14 arbetsdagar efter det att begäran om byte gjorts och vederbörligen motivera varför det är tekniskt ogenomförbart samt ange en alternativ övergångsperiod, som inte får överstiga sju månader. I enlighet med punkt 1 ska driftskontinuitet säkerställas under hela den alternativa övergångsperiod.
1. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 4 ska det avtal som avses i punkt 1 innehålla klausuler som ger kunden rätt att förlänga övergångsperioden en gång med en tidsperiod som kunden anser lämpligare för sina egna ändamål.