Source: OJ L 119, 4.5.2016, pp. 1–88Consolidated text

Current language: FR

Article 30 Registre des activités de traitement

Summary What does Article 30 of the GDPR regulation say?

This article establishes a core accountability obligation under the GDPR: both controllers and processors must maintain written records of their processing activities.

The article sets out what those records must contain for each party — controllers must document things like the purposes of processing, categories of data and data subjects, recipients, and retention periods, while processors must record similar information from their perspective as a service provider acting on behalf of controllers.

These records must be made available to supervisory authorities on request, making them a key tool for demonstrating compliance.

Notably, a size-based exemption exists for smaller organisations, though it comes with important conditions.

Important points:

  • Controllers and processors are both required to maintain written records of processing activities, tailored to their respective roles.
  • These records must be made available to the supervisory authority on request.
  • Organisations with fewer than 250 employees are exempt from this obligation, unless their processing poses a risk to data subjects' rights, is not occasional, or involves special categories of data under Article 9 or criminal conviction data under Article 10.

Springlex's summary of the article is a reading aid, not a substitute for the legal text.

    1. Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Ce registre comporte toutes les informations suivantes:

      1. le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données;

      2. les finalités du traitement;

      3. une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel;

      4. les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales;

      5. le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;

      6. dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données;

      7. dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l'article 32, paragraphe 1.

    1. Chaque sous-traitant et, le cas échéant, le représentant du sous-traitant tiennent un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement, comprenant:

      1. le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants et de chaque responsable du traitement pour le compte duquel le sous-traitant agit ainsi que, le cas échéant, les noms et les coordonnées du représentant du responsable du traitement ou du sous-traitant et celles du délégué à la protection des données;

      2. les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque responsable du traitement;

      3. le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées;

      4. dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l'article 32, paragraphe 1.

    1. Les registres visés aux paragraphes 1 et 2 se présentent sous une forme écrite y compris la forme électronique.

    1. Le responsable du traitement ou le sous-traitant et, le cas échéant, leur représentant mettent le registre à la disposition de l'autorité de contrôle sur demande.

    1. Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s'appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu'elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s'il n'est pas occasionnel ou s'il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l'article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l'article 10.

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