Art. 77 Conservation des informations | Anti-money laundering regulation (AMLR) | AML

This article sets out the record-keeping obligations for obliged entities, directly supporting the customer due diligence and suspicious transaction reporting requirements established elsewhere in the regulation.

It specifies what must be retained — covering due diligence documents, transaction records, internal assessments, and information shared through information-sharing partnerships — and establishes the conditions under which records may be kept as references rather than full copies.

The standard retention period is 5 years from the end of a business relationship or the date of a transaction, after which personal data must be deleted.

Competent authorities can extend this by a further 5 years on a case-by-case basis, and additional transitional provisions apply where legal proceedings are already pending at the date the regulation takes effect.

Important points:

Retain customer due diligence documents, transaction records, internal assessments, and information-sharing partnership records — all in unredacted form.
The default retention period is 5 years, at which point personal data must be deleted, though competent authorities may require an extension of up to a further 5 years.
Obliged entities may retain references to information instead of full copies, provided the information can be supplied immediately to competent authorities and cannot be modified or altered.

1. Les entités assujetties conservent les documents et informations suivants:
  1. une copie des documents et informations obtenus dans le cadre de l’exercice de la vigilance à l’égard de la clientèle conformément au chapitre III, y compris les données obtenues par l’utilisation de moyens d’identification électronique;
  2. un relevé des évaluations effectuées conformément à l’article 69, paragraphe 2, y compris les informations et les circonstances prises en considération et les résultats de ces évaluations, le fait ou non que ces évaluations donnent lieu à une déclaration de transaction suspecte auprès de la CRF et, le cas échéant, une copie de ces déclarations de transactions suspectes;
  3. les pièces justificatives et les relevés de transactions, consistant en des documents originaux ou des copies recevables dans le cadre de procédures judiciaires au regard du droit national applicable, qui sont nécessaires pour identifier les transactions;
  4. lorsqu’elles participent à des partenariats en matière de partage d’informations conformément au chapitre VI, des copies des documents et des informations obtenues dans le cadre de ces partenariats, et des relevés de tous les cas de partage d’informations.
2. Les entités assujetties veillent à ce que les documents, les informations et les enregistrements conservés en vertu du présent article ne soient pas caviardés.
1. Par dérogation au paragraphe 1, les entités assujetties peuvent décider de ne pas conserver de copies des informations et de conserver à la place des références à ces informations, à condition que la nature et la méthode de conservation des informations garantissent que les entités assujetties peuvent fournir immédiatement ces informations aux autorités compétentes et que les informations ne peuvent être modifiées ou altérées.
2. Les entités assujetties qui font usage de la dérogation visée au premier alinéa définissent, dans leurs procédures internes établies conformément à l’article 9, les catégories d’informations pour lesquelles elles conservent une référence plutôt qu’une copie ou un original, ainsi que les procédures permettant de récupérer ces informations afin de les fournir sur demande aux autorités compétentes.
1. Les informations visées aux paragraphes 1 et 2 sont conservées pendant cinq ans à compter de la date de fin de la relation d’affaires, de la date de l’exécution de la transaction à titre occasionnel, ou de la date de refus de nouer une relation d’affaires ou d’exécuter une transaction à titre occasionnel. Sans préjudice des périodes de conservation des données collectées aux fins d’autres actes juridiques de l’Union ou du droit national conformément au règlement (UE) 2016/679, les entités assujetties effacent les données à caractère personnel à l’issue du délai de cinq ans.
2. Les autorités compétentes peuvent exiger une conservation prolongée des informations visées au premier alinéa au cas par cas, pour autant que cette conservation soit nécessaire à la prévention ou à la détection du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme ou d’enquêtes ou poursuites en la matière. Cette nouvelle période de conservation ne dépasse pas cinq ans.
1. Si, au 10 juillet 2027, des procédures judiciaires sont en cours dans un État membre concernant la prévention ou la détection de cas présumés de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ou des enquêtes ou poursuites en la matière, et qu’une entité assujettie détient des informations ou des documents relatifs à ces procédures en cours, l’entité assujettie peut conserver ces informations ou documents, pendant une période de cinq ans à compter du 10 juillet 2027.
2. Les États membres peuvent, sans préjudice du droit pénal national relatif à la preuve applicable aux enquêtes criminelles et aux procédures judiciaires en cours, permettre ou exiger que ces informations ou documents soient conservés pendant une période supplémentaire de cinq ans, lorsque la nécessité et la proportionnalité de cette conservation prolongée ont été établies afin de prévenir ou de détecter des cas présumés de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ou de mener des enquêtes ou des poursuites en la matière.