Art. 3 Mustertexte und Aufzeichnung | RTS on issuer complaints handling | MiCA

This article sets out the practical, operational obligations that issuers of asset-referenced tokens must fulfil when receiving and handling complaints.

Building on the procedural framework and transparency requirements established in Articles 1 and 2, Article 3 moves into the concrete mechanics of complaints intake: how complaints are received, recorded, acknowledged, and handled on the ground.

It also anchors the complaints process within broader GDPR obligations by requiring a privacy notice to accompany the standard complaints template.

Important points:

Develop and make available a complaints template, ensuring holders and other interested parties can submit complaints by electronic means or in paper form, free of charge.
Accept and handle complaints even when filed outside the standard template format, and acknowledge receipt with the date clearly stated.
Record all complaints and responses internally in an appropriate manner, respecting applicable national timing requirements on retention.

Emittenten vermögenswertereferenzierter Token

entwickeln ein Muster für die Einreichung von Beschwerden, wie im Anhang dieser Verordnung beschrieben, und stellen es den Inhabern vermögenswertereferenzierter Token und anderen interessierten Parteien, einschließlich Verbraucherverbänden, die Inhaber vermögenswertereferenzierter Token vertreten, zur Verfügung,
stellen sicher, dass Inhaber vermögenswertereferenzierter Token und andere interessierte Parteien die Möglichkeit haben,
1. Beschwerden auf elektronischem Wege oder in Papierform einzureichen,
2. Beschwerden kostenlos einzureichen,
bestätigen den Eingang einer Beschwerde unter eindeutiger Angabe des Datums ihres Eingangs und stellen Beschwerdeführern, die ein elektronisches Beschwerdeformular einreichen, eine Kopie der Beschwerde zur Verfügung,
erfassen intern Beschwerden und Maßnahmen, die als Reaktion darauf ergriffen wurden, in geeigneter Weise, z. B. über ein sicheres elektronisches Register, für einen angemessenen Zeitraum, jedoch in keinem Fall länger als nach den nationalen Fristen zulässig,
nehmen eine Beschwerde auch dann an und bearbeiten sie, wenn der Beschwerdeführer die Beschwerde in einem anderen Format als dem Muster im Anhang einreicht,
übermitteln dem Beschwerdeführer gemäß den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates(⁴) zusammen mit dem Muster im Anhang einen Datenschutzhinweis.