Art. 7 Übermittlung und Eingang von Unterlagen | Conduct of certain Commission proceedings | DSA

This article establishes the technical rules governing how documents, databases, and other information must be transmitted to and from the Commission under this Regulation.

The default requirement is digital transmission, supported by Qualified Electronic Signatures.

The article also addresses what happens when digital transmission fails or is deemed unsuccessful, and provides fallback options — registered mail and hand delivery — for exceptional circumstances where digital means are impossible or exceedingly difficult.

Important points:

Transmit all documents and information to the Commission by digital means, using a Qualified Electronic Signature complying with Regulation (EU) No 910/2014.
Documents transmitted digitally are only considered received once the Commission sends an acknowledgement of receipt — and will be deemed not received if they are inoperable, contain malware, or carry an unverifiable electronic signature.
Registered mail and hand delivery are available as fallback methods, but only under exceptional circumstances where digital transmission is impossible or exceedingly difficult.

1. Die Übermittlung von Unterlagen, Datenbanken oder sonstigen Informationen an die und von der Kommission gemäß den Artikeln 2, 3 und 4 der vorliegenden Verordnung erfolgt auf elektronischem Weg. Technische Spezifikationen für die Übermittlungsarten und Unterzeichnungsmöglichkeiten können von der Kommission herausgegeben oder veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert werden.
1. Elektronisch übermittelte Unterlagen müssen mindestens eine qualifizierte elektronische Signatur tragen, die den Anforderungen der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates entspricht(²).
1. Elektronisch an die Kommission übermittelte Unterlagen gelten als an dem Tag eingegangen, an dem die Kommission eine Empfangsbestätigung versendet.
1. Für Echtzeit- oder echtzeitnahe Informationen, die beispielsweise über Anwendungsprogrammierschnittstellen oder andere gleichwertige Lösungen ausgetauscht werden, legt die Kommission die Methode und die Dauer eines solchen Informationsaustauschs fest.
1. Unterlagen, Datenbanken und sonstige Informationen, die der Kommission elektronisch übermittelt wurden, gelten als nicht eingegangen, wenn einer der folgenden Umstände vorliegt:
  1. Das Dokument oder Teile davon sind beschädigt oder unbrauchbar.
  2. Das Dokument enthält Viren, Schadsoftware oder andere Gefahrenquellen.
  3. Das Dokument enthält eine elektronische Signatur, deren Gültigkeit von der Kommission nicht überprüft werden kann.
1. Die Kommission unterrichtet den Absender unverzüglich, wenn einer der in Absatz 5 genannten Umstände vorliegt, und gibt ihm Gelegenheit, sich innerhalb einer angemessenen Frist dazu zu äußern und Abhilfe zu schaffen.
1. Abweichend von Absatz 1 können Unterlagen unter außergewöhnlichen Umständen, die eine elektronische Übermittlung unmöglich machen oder übermäßig erschweren, der Kommission per Einschreiben übermittelt werden. Solche Unterlagen gelten als an dem Tag bei der Kommission eingegangen, an dem sie an der von der Kommission auf ihrer Website veröffentlichten Anschrift der zuständigen Kommissionsdienststelle eingegangen sind.
1. Abweichend von Absatz 1 können Unterlagen unter außergewöhnlichen Umständen, die eine Übermittlung auf elektronischem Weg wie auch per Einschreiben unmöglich machen oder übermäßig erschweren, eigenhändig bei der Kommission abgegeben werden. Solche Unterlagen gelten als an dem Tag eingegangen, an dem sie an der von der Kommission auf ihrer Website veröffentlichten Anschrift der zuständigen Kommissionsdienststelle eingegangen sind. Die Abgabe wird durch eine Empfangsbestätigung der Kommission bestätigt.