Art. 18 Aufbewahrung der Dokumentation | AI act regulation | AI act

This article sets out the record-keeping obligations for providers of high-risk AI systems, requiring them to retain a defined set of compliance documentation and make it available to national competent authorities for a period of 10 years following the system being placed on the market or put into service.

It connects directly to several other articles in the regulation, as the documents to be retained are those produced under the technical documentation, quality management system, and EU declaration of conformity requirements established elsewhere.

The article also addresses two specific edge cases: what happens to documentation availability if a provider ceases to exist before the retention period ends, and how financial institutions that are providers can integrate their record-keeping obligations into existing requirements under Union financial services law.

Important points:

Retain all key compliance documentation, including technical documentation, quality management system records, notified body decisions, and the EU declaration of conformity, for 10 years after the high-risk AI system is placed on the market or put into service.
Member States are required to determine the conditions under which documentation remains accessible to national competent authorities if a provider or its authorised representative goes bankrupt or ceases activity before the 10-year period ends.
Providers that are financial institutions subject to Union financial services law may maintain the required technical documentation as part of their existing record-keeping obligations under that law.

1. Der Anbieter hält für einen Zeitraum von zehn Jahren ab dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme des Hochrisiko-KI-Systems folgende Unterlagen für die zuständigen nationalen Behörden bereit:
  1. die in Artikel 11 genannte technische Dokumentation;
  2. die Dokumentation zu dem in Artikel 17 genannten Qualitätsmanagementsystem;
  3. die Dokumentation über etwaige von notifizierten Stellen genehmigte Änderungen;
  4. gegebenenfalls die von den notifizierten Stellen ausgestellten Entscheidungen und sonstigen Dokumente;
  5. die in Artikel 47 genannte EU-Konformitätserklärung.
1. Jeder Mitgliedstaat legt die Bedingungen fest, unter denen die in Absatz 1 genannte Dokumentation für die zuständigen nationalen Behörden für den in dem genannten Absatz angegebenen Zeitraum bereitgehalten wird, für den Fall, dass ein Anbieter oder sein in demselben Hoheitsgebiet niedergelassener Bevollmächtigter vor Ende dieses Zeitraums in Konkurs geht oder seine Tätigkeit aufgibt.
1. Anbieter, die Finanzinstitute sind und gemäß dem Unionsrecht über Finanzdienstleistungen Anforderungen in Bezug auf ihre Regelungen oder Verfahren der internen Unternehmensführung unterliegen, pflegen die technische Dokumentation als Teil der gemäß dem Unionsrecht über Finanzdienstleistungen aufzubewahrenden Dokumentation.